Relevé propriétaire : le modèle mensuel qui met les propriétaires en confiance

Le relevé propriétaire (ou compte rendu de gestion) est le document le plus lu de votre relation client. Un relevé clair et ponctuel fidélise ; un relevé confus ou en retard fait résilier. Voici la structure qui fonctionne et comment ne plus y passer vos débuts de mois.

Ce que le propriétaire veut savoir en 30 secondes

• Combien ai-je gagné ce mois-ci ?
• Combien allez-vous me verser et quand ?
• Combien de nuits ont été louées, à quel prix moyen ?
• Y a-t-il eu des frais ou des incidents ?

Tout le reste est du détail utile, mais ces quatre réponses doivent tenir dans l'en-tête.

La structure recommandée

1. En-tête

Nom de l'agence, du propriétaire, du logement, période, date d'émission, numéro de relevé.

2. Synthèse

Chiffre d'affaires hébergement, taux d'occupation, prix moyen par nuit, montant net à reverser, date du virement.

3. Détail des séjours

Une ligne par réservation : dates, nuits, plateforme, voyageur (prénom), montant hébergement, ménage, taxe de séjour, frais de plateforme éventuels.

4. Commission de l'agence

Base de calcul, taux, montant HT, TVA, TTC. Renvoi vers la facture correspondante.

5. Frais et refacturations

Linge, consommables, interventions, achats validés — avec justificatif joint ou téléchargeable.

6. Net à reverser

Chiffre d'affaires − commission − frais = montant viré, avec l'IBAN masqué et la date prévue.

7. Informations utiles

Avis reçus dans le mois, incidents, prochaines réservations, travaux conseillés.

Exemple chiffré

Appartement à Aix-en-Provence, mai :

• 5 séjours, 16 nuits, prix moyen 135 € → hébergement 2 160 €
• Ménage refacturé aux voyageurs : 5 × 65 € = 325 € (reversé à l'équipe, n'apparaît pas dans le net propriétaire)
• Commission 20 % : 432 € HT, 518,40 € TTC
• Remplacement d'une cafetière : 49 €
• Net à reverser : 2 160 − 518,40 − 49 = 1 592,60 €, virement le 8 juin

Les erreurs qui coûtent la confiance

• Mélanger la taxe de séjour (collectée pour la commune) avec le chiffre d'affaires.
• Oublier un séjour à cheval sur deux mois : décidez d'une règle (mois d'arrivée, ou répartition par nuit) et appliquez-la toujours.
• Envoyer le relevé le 20 du mois : au-delà du 10, les propriétaires s'inquiètent.
• Un PDF différent chaque mois : la mise en page doit être identique pour qu'on retrouve ses repères.

Automatiser le relevé

Avec un tableur, une conciergerie de 20 logements passe deux jours par mois sur les relevés, avec des erreurs. Dans Casanéo, chaque réservation porte déjà sa plateforme, son montant, son ménage et sa taxe ; la commission est paramétrée par logement. Le relevé est généré automatiquement le 1er du mois, envoyé par e-mail au propriétaire et archivé dans son espace propriétaire, où il retrouve aussi ses réservations et ses documents. Vous gardez la main : relecture, ajout d'une ligne de frais, puis validation.

Aller plus loin : le virement propriétaire

L'étape suivante consiste à générer le fichier de virement (SEPA) directement depuis les relevés validés, pour payer tous les propriétaires en une opération. C'est la garantie d'un reversement à date fixe, argument décisif dans votre prospection.